Tisztelt Ügyfelünk! Az oldalaink működtetéséhez sütiket használunk, további részletekért kérjük, olvassa el az Adatvédelmi tájékoztatónkat
2012.
Apr.
6.

 

A nemzeti kulturális örökség miniszterének 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelete,A közlevéltár részvétele az iratkezelés szabályozásában című, 7.§-ból a legfontosabb elemek, amelyek meghatározzák számunkra a legfontosabb feladatokat:

 

  • (1) a rendelet konzultációs lehetőséget biztosít a szabályzat megalkotója, módosítója számára az illetékes megyei levéltárral, ami azt jelenti, hogy segítségért fordulhatnak hozzánk az előkészítés szakaszában
  • (2) az egyetértési jogkörünk gyakorlása során kiemelt figyelmet kell fordítanunk a következőkre:

a)      az irattári terv irattári tételenként tüntesse fel, hogy a tétel selejtezhető-e vagy sem, és a nem selejtezhető tételek iratait hány év eltelte után kell levéltárba adni (a 78/2012. (XII. 28.) BM rendeletében szereplő irattári tervet kell – változtatások nélkül –   mellékelniük);

b)      az iratok nyilvántartása tartalmazza az azonosításukhoz feltétlenül szükséges adatokat, a nyilvántartáshoz kapcsolódó segédletekkel az iratok útja mind az ügyintézésben, mind az irattárban ellenőrizhető legyen (az iratkezelés különböző fázisaiban felmerülő feladatokat konkrét felelősökhöz kell kötni) ;

c)      az irattár(ak) kialakítására, felszerelésére és üzemeltetésére vonatkozó előírások kellően garantálják a maradandó értékű irattári anyag épségben és használható állapotban történő megőrzését (A legfontosabb az, hogy a jogszabályi előírásokhoz igazított helyi viszonyokat írják le, ne a különböző helyekről összeszedett általánosságokat. Az irattárral kapcsolatos szabályozásban szerepelnie kell a következő szövegnek: „Természeti csapás, egyéb okok miatt az irattárban bekövetkezett kárról, iratpusztulásról a Megyei Levéltárat értesíteni kell.”);

d) az irattári anyag selejtezésére és a maradandó értékű iratanyag közlevéltárba adására vonatkozó eljárás szabályozása megfelelő legyen (selejtezés bejelentése, selejtezési jegyzőkönyv jóváhagyása, iratátadáshoz levéltári szabványdoboz használata, iratjegyzék készítése, levéltárba beszállítás a 2009. júliusi Segédanyag 36. oldalán a 171. pont alatti bekeretezett rész minden bekezdése szerint. Ahogy azt korábban is kértük, most is az egyetértési jog gyakorlása feltételének tartjuk azt, hogy az iratselejtezés megkezdése előtt 30 nappal arról értesítsék a levéltárat, és ezt foglalják bele a szabályzatukba.)

 

 

A leggyakrabban előforduló hibák, hiányosságok:

 

- az internetről letöltött, illetve megvásárolt kész szabályzatokat nem alakítják a helyi viszonyokhoz, így maradhatnak bennük más megyék kormányhivatalának, levéltárának a nevei (jellemzően a Komárom-Esztergom Megyei Kormányhivatal és Levéltár),

- ebbe a problémakörbe tartozik az a hiba is, amikor a kész szabályzat elektronikus iktatásról rendelkezik, de az adott szervnél manuálisan iktatnak, viszont az elektronikus iktatás szabályait benne hagyják a szabályzatukban.

 

Az iratképzőknek általában gondot kell fordítaniuk arra, hogy az iratkezelésre vonatkozó előírások az intézményükben folyó munkát tükrözzék.

 

A rendeletben kiadott irattári tervben (29/2009) már nem szerepelnek az évtizedekig használt selejtezési jelek (0, 6, 5, 4, 3, 2, 1), az őrzési időt években adja meg, így fölösleges az irattári terv bevezetőjében felsorolni a selejtezési jeleket.

 

Iratkezelési szoftver alkalmazása esetén a szabályzatnak tartalmaznia kell a gyártó, valamint a szoftver nevét, utóbbi minősítését, a mellékletek között szerepelnie kell a szoftver rövid leírásának.

 

Elektronikus iktatóprogram használatakor, minden év végén ki kell papírra nyomtatni és be kell köttetni az iktató- és mutatókönyveket.

 

Az önkormányzat feladatkörének megváltozásáról, önkormányzati intézmények alapításáról, megszűnéséről, községalakításról, községegyesítésről, megszűnésről, körjegyzőségek, kistérségi társulások alakításáról, megszüntetéséről szintén tájékoztatniuk kell a levéltárat, és ennek a tájékoztatási kötelezettségnek is szerepelnie kell a szabályzatukban.



Utolsó frissítés: 2020.02.19. Wednesday, 08:41